Les Avoirs sur titre de paiement

La législation actuelle n’autorise pas les commerçants à rendre le monnaie sur les titres de paiement (tickets restaurant, chèques vacances etc…).

L’émission d’un avoir sur titre de paiement prend alors tout son sens.

Lorsque le montant du ticket est inférieur au titre de paiement de votre client, votre caisse émet alors un avoir sur titre de paiement utilisable par votre client lors de son prochain passage.

Si vous ne souhaitez pas émettre d’avoir, l’application basculera automatiquement en Trop perçu la somme supérieure au ticket.

C’est un très bon moyen de fidéliser votre clientèle, voyons ensemble comment mettre en place cette fonctionnalité.

Configuration et paramètrages

  • Depuis la caisse

Rendez-vous dans Mes données > Modes de règlement

  1. Activez les modes de règlement que vous acceptez (Voir Gestion des modes de règlement)

    Accédez aux paramètres situés en face de la ligne Avoir sur titre.

  2. Activez la gestion des avoirs sur les titres de paiement souhaités.

  3. Définissez si ces avoirs peuvent être utilisés :

    • Depuis tous les points de vente : Si vous possédez plusieurs établissements et plusieurs points de vente, votre client pourra utiliser son avoir sur chacun d’entres eux.
    • Uniquement sur le point de vente d’émission : Votre client pourra utiliser son avoir uniquement sur le point de vente depuis lequel il a été emis.
  4. Définissez la durée de validité de votre avoir en jours.

    Une fois la date de validité dépassée l’avoir ne sera plus utilisable par votre client, sauf exception et autorisation de votre part.

  5. Cliquez sur Valider.


Les avoirs sont désormais configurés !

  • Depuis l’espace de gestion

Rendez-vous dans Mes données > Modes de règlement

  1. Activez les modes de règlement que vous acceptez (Voir Gestion des modes de règlement), cette opération s’effectue obligatoirement depuis la caisse.
  2. Accédez aux paramètres en cliquant sur Avoir sur titre.
  3. Activez la gestion des avoirs sur les titres de paiement souhaités.
  4. Définissez si ces avoirs peuvent être utilisés :

    Depuis tous les points de vente : Si vous possédez plusieurs établissements et plusieurs points de vente, votre client pourra utiliser son avoir sur chacun d’entres eux.

    Uniquement sur le point de vente d’émission : Votre client pourra utiliser son avoir uniquement sur le point de vente depuis lequel il a été emis.

  5. Définissez la durée de validité de votre avoir en jours.

    Une fois la date de validité dépassée l’avoir ne sera plus utilisable par votre client, sauf exception et autorisation de votre part.

  6. Cliquez sur Valider.

Les avoirs sont désormais configurés !

Utilisation des avoirs

  • Emission d’un avoir sur titre

    1. Ouvrez un nouveau ticket.
    2. Sélectionnez les produits consommés par votre client et passez à l’encaissement en cliquant sur Facturer.
    3. Pour encaisser un titre restaurant 3 possibilités :
      • Vous disposez d’une douchette, scannez directement le code barre du titre de paiement, celui-ci est automatiquement reconnu par la caisse et est ajouté aux modes de règlement du ticket.
      • Vous ne disposez pas d’une douchette, cliquez sur code barre en haut à droite de l’écran d’encaissement. L’application Barcode Scanner se lance et vous permet de scanner directement le code barre du titre de paiement avec l’appareil photo de votre appareil, celui-ci est automatiquement reconnu par la caisse et est ajouté aux modes de règlement du ticket.

        L’application Barcode Scanner doit être téléchargée et installée au préalable.

      • Vous ne disposez ni d’une douchette ni de l’application Barcode Scanner, cliquez sur le titre de paiement et entrez directement le montant, celui-ci est ajouté aux modes de règlement du ticket.
    4. Si le montant du titre de paiement est supérieur au montant du ticket, un avoir est automatiquement émis.


  • Utilisation d’un avoir

    1. Ouvrez un nouveau ticket.
    2. Sélectionnez les produits consommés par votre client et passez à l’encaissement en cliquant sur Facturer.
    3. Pour intégrer l’avoir 3 possibilités :
      • Vous disposez d’une douchette, scannez directement le code barre de l’avoir, celui-ci est automatiquement reconnu par la caisse et est ajouté aux modes de règlement du ticket.
      • Vous ne disposez pas d’une douchette, cliquez sur code barre en haut à droite de l’écran d’encaissement. L’application Barcode Scanner se lance et vous permet de scanner directement le code barre de l’avoir avec l’appareil photo de votre appareil, celui-ci est automatiquement reconnu par la caisse et est ajouté aux modes de règlement du ticket.

        L’application Barcode Scanner doit être téléchargée et installée au préalable.

      • Vous ne disposez ni d’une douchette ni de l’application Barcode Scanner, cliquez sur Avoir sur titre et entrez directement le code barre de l’avoir, celui-ci est automatiquement reconnu par la caisse et est ajouté aux modes de règlement du ticket.
    4. Saisie manuelle du code barre de l’avoir sur titre
    5. Votre avoir est maintenant ajouté aux modes de règlement du ticket, vous pouvez terminer votre encaissement en sélectionnant un autre mode de règlement.

Contrôle automatique des avoirs

Différents contrôles sont réalisés lors de l’utilisation d’un avoir, les voici en détail :

  • Date de validité

Lorsque vous scannez ou saisissez un avoir la caisse vérifie automatiquement si celui-ci est valide ou non en fonction du nombre de jours que vous avez paramétré précédement.

Si cet avoir est expiré, la caisse vous propose soit de le refuser et il vous faut alors poursuivre l’encaissement avec un autre mode de règlement, soit de l’accepter, celui-ci est alors ajouté aux modes de règlement de votre ticket.

Cette fonctionnalité peut être soumise à un droit utilisateur, pensez donc à configurer vos profils utilisateurs !

  • Avoir déjà utilisé

Lorsque vous scannez ou saisissez un avoir la caisse vérifie également si celui-ci a déjà été utilisé ou non.

Les avoirs sont donc à usage unique et ne peuvent être utilisés qu’une seule fois.

  • Avoir non valide

Un avoir peut également être non valide si celui-ci a été émis à partir d’un ticket qui par la suite été extournée ou si celui-ci provient d’un autre point de vente non autorisé.

Historique

L’historique des avoirs est rapidement et facilement consultable depuis l’espace de gestion.

  • Depuis l’espace de gestion

Rendez-vous dans Mes données > Modes de règlement > Avoir sur titre

L’historique apparait alors sur la partie droite de votre écran, les avoirs sont affichés avec différentes couleurs en fonction de leur état :


  • Blanc : Correspond aux avoirs émis Actifs et non utilisés
  • Vert : Correspond aux avoirs émis Utilisés
  • Rouge : Correspond aux avoirs émis Expirés (Date de validité dépassée)

Vous pouvez également depuis cet écran consulter le ticket original depuis lequel l’avoir a été émis et également ré-imprimer l’avoir en cliquant sur Aperçu.

  • Depuis la caisse

La ré-impression d’un avoir est possible depuis la caisse, pour cela rendez-vous dans Historique Facture

  1. Retrouvez le ticket depuis lequel l’avoir a été émis.
  2. Cliquer sur l’imprimante et sélectionnez Avoir sur titre.

    L’avoir se ré-imprimer directement sur votre imprimante.

Cas spécifiques

  • Que se passe t-il si j’utilise un avoir supérieur au montant du ticket ?

    Imaginons que le montant de votre ticket est de 3,00€ et que votre client vous donne un avoir de 5,00€.

    Dans ce cas précis la caisse éditera de nouveau un avoir correspondant à la différence, donc ici 2,00€.

  • Comment modifier un encaissement sur une ticket ayant un avoir émis ?

    Cette fonction de modification du mode de règlement après encaissement sur une ticket possédant un avoir émis a volontairement été bloquée.

    Si vous devez tout de même modifier l’encaissement sur ce ticket il vous faut réaliser une extourne du ticket, puis re-saisir votre ticket correctement.

    L’avoir de ce ticket extourné sera alors invalidé.

  • Que se passe t-il si j’extourne un ticket sur lequel un avoir a été émis ?

    La ticket sera tout simplement annulée et l’avoir émis sera invalidé. Si votre client se présente avec cet avoir, celui-ci apparaitra invalide et un message d’erreur vous en avertira.

  • Que se passe t-il si j’extourne un ticket sur lequel un avoir a été utilisé ?

    La ticket sera tout simplement annulée et l’avoir utilisé sera de nouveau actif. Si votre client se présente de nouveau avec cet avoir, celui-ci pourra alors être ré-utilisé.

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